แนวคิดการทำงานแบบญี่ปุ่น ญี่ปุ่นทำงานยังไงให้ทุกคนใส่ใจในหน้าที่ตัวเอง

ปลดล็อกศักยภาพทีมด้วยภูมิปัญญาจากแดนอาทิตย์อุทัย

ในโลกการทำงานที่เต็มไปด้วยความท้าทายและการแข่งขัน "ทีมเวิร์ค" หรือการทำงานเป็นทีม ถือเป็นหัวใจสำคัญที่ขับเคลื่อนองค์กรไปสู่ความสำเร็จ อย่างไรก็ตาม การสร้างทีมที่แข็งแกร่งและปราศจากความขัดแย้งหรือ "ดราม่า" นั้นไม่ใช่เรื่องง่าย หลายองค์กรต่างมองหาวิธีการและแนวทางที่จะช่วยเสริมสร้างวัฒนธรรมการทำงานร่วมกันที่มีประสิทธิภาพ หนึ่งในนั้นคือการศึกษา แนวคิดการทํางานแบบญี่ปุ่น ซึ่งได้รับการยอมรับทั่วโลกว่ามีส่วนช่วยสร้างทีมที่เหนียวแน่นและมุ่งเน้นผลลัพธ์ได้อย่างน่าทึ่ง หลายคนอาจสงสัยว่า ญี่ปุ่นทำงานยังไง ถึงได้มีประสิทธิภาพและมีชื่อเสียงด้านการทำงานเป็นทีม วันนี้เราจะมาเจาะลึกถึงแก่นแท้ของปรัชญาเหล่านี้ ที่ไม่เพียงแต่จะช่วยให้ทีมของคุณแข็งแกร่งขึ้น แต่ยังช่วยลดปัญหาความขัดแย้งที่ไม่จำเป็น เพื่อให้ทุกคนสามารถมุ่งเน้นไปที่การสร้างสรรค์ผลงานได้อย่างเต็มศักยภาพ

แกะรอยปรัชญาการทำงานฉบับญี่ปุ่น สร้างทีมในฝัน

การทำงานเป็นทีมที่มีประสิทธิภาพสูงและมีความขัดแย้งต่ำเป็นสิ่งที่หลายองค์กรใฝ่ฝัน แนวคิดการทํางานแบบญี่ปุ่น ได้นำเสนอหลักการหลายอย่างที่สามารถนำมาปรับใช้เพื่อบรรลุเป้าหมายนี้ได้ เรามาดูกันว่า ญี่ปุ่นทำงานยังไง และมีหลักการใดบ้างที่น่าสนใจ

1. วะ (和 Wa) - ความสามัคคีมาก่อนสิ่งอื่นใด

หัวใจสำคัญประการแรกของ แนวคิดการทํางานแบบญี่ปุ่น คือ "วะ" (和) ซึ่งหมายถึง ความสามัคคี หรือ Harmony หลักการนี้ให้ความสำคัญกับการรักษาสมดุลและความปรองดองภายในกลุ่มหรือทีม มากกว่าการแสดงออกถึงความเป็นปัจเจกบุคคลที่อาจนำไปสู่ความขัดแย้ง ในบริบทของการทำงาน "วะ" หมายถึงการที่สมาชิกในทีมพยายามทำความเข้าใจซึ่งกันและกัน หลีกเลี่ยงการเผชิญหน้าโดยตรง และมุ่งเน้นไปที่การหาจุดร่วมเพื่อบรรลุเป้าหมายของทีม การตัดสินใจมักจะเกิดขึ้นจากการพูดคุยและฉันทามติ เพื่อให้ทุกคนรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งและมีความผูกพันกับผลลัพธ์นั้นๆ สิ่งนี้เป็นรากฐานที่ทำให้ ญี่ปุ่นทำงานยังไง จึงดูราบรื่นและเป็นระบบ

การส่งเสริม "วะ" ในทีม ไม่ได้หมายความว่าต้องเห็นด้วยกันทุกเรื่อง แต่เป็นการสร้างบรรยากาศที่ทุกคนสามารถแสดงความคิดเห็นได้อย่างสุภาพและให้เกียรติกัน โดยมีเป้าหมายสูงสุดคือการรักษาความสัมพันธ์ที่ดีและความเป็นน้ำหนึ่งใจเดียวกันของทีม

2. โฮเรนโซ (報連相 Horenso) - เสาหลักการสื่อสารที่ไร้ช่องโหว่

หากถามว่า ญี่ปุ่นทำงานยังไง ให้มีประสิทธิภาพและลดความผิดพลาด หนึ่งในคำตอบที่ชัดเจนที่สุดคือ "โฮเรนโซ" (Horenso) ซึ่งเป็นตัวย่อของหลักการสื่อสาร 3 ประการ ได้แก่

• โฮโกกุ (報告 Hokoku): การรายงานความคืบหน้า ปัญหา หรือผลลัพธ์ให้หัวหน้าหรือผู้เกี่ยวข้องทราบอย่างสม่ำเสมอ
• เรนรากุ (連絡 Renraku): การแจ้งข้อมูลข่าวสารที่จำเป็นให้ทุกคนในทีมหรือผู้ที่เกี่ยวข้องได้รับทราบโดยทั่วกัน ไม่ว่าจะเป็นเรื่องเล็กหรือเรื่องใหญ่
• โซดัน (相談 Sodan): การปรึกษาหารือ เมื่อมีข้อสงสัย ปัญหา หรือต้องการคำแนะนำก่อนตัดสินใจลงมือทำ

หลักการโฮเรนโซนี้เป็นส่วนสำคัญของ แนวคิดการทํางานแบบญี่ปุ่น ที่ช่วยให้การทำงานเป็นไปอย่างโปร่งใส ลดความเข้าใจผิด ป้องกันปัญหาลุกลาม และทำให้ทุกคนในทีมรับทราบสถานการณ์เดียวกันอยู่เสมอ การสื่อสารที่ชัดเจนและต่อเนื่องตามแบบโฮเรนโซนี้เองที่ช่วยลด "ดราม่า" ในที่ทำงานได้อย่างมาก เพราะทุกคนรู้สึกว่าได้รับข้อมูลที่เพียงพอและมีส่วนร่วมในการรับรู้และแก้ไขปัญหา การนำ แนวคิดการทํางานแบบญี่ปุ่น เช่น โฮเรนโซ มาปรับใช้ จะช่วยให้ทีมของคุณทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่นยิ่งขึ้น

3. ไคเซ็น (改善 Kaizen) - ปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง เพื่อความเป็นเลิศที่ไม่สิ้นสุด

แนวคิดการทำไคเซ็น (Kaizen) หรือการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง เป็นอีกหนึ่งปรัชญาที่โดดเด่นและเป็นที่รู้จักไปทั่วโลกของ แนวคิดการทํางานแบบญี่ปุ่น ไคเซ็นไม่ได้หมายถึงการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่เพียงครั้งเดียว แต่เป็นการปรับปรุงเล็กๆ น้อยๆ ที่เกิดขึ้นอย่างสม่ำเสมอในทุกระดับขององค์กร ตั้งแต่ผู้บริหารระดับสูงไปจนถึงพนักงานระดับปฏิบัติการ ทุกคนมีส่วนร่วมในการเสนอแนะแนวทางการปรับปรุงกระบวนการทำงาน ผลิตภัณฑ์ หรือสภาพแวดล้อมในการทำงานให้ดีขึ้นทีละเล็กทีละน้อย

แนวคิดการทำไคเซ็น ส่งเสริมให้เกิดวัฒนธรรมที่ไม่หยุดนิ่ง ทุกคนมองหาโอกาสในการพัฒนาอยู่เสมอ สิ่งนี้ไม่เพียงแต่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและคุณภาพ แต่ยังทำให้พนักงานรู้สึกมีคุณค่าและเป็นส่วนหนึ่งของความสำเร็จขององค์กร เมื่อทีมร่วมกันมองหาจุดที่ต้องปรับปรุงและลงมือแก้ไขไปด้วยกัน ย่อมเกิดความผูกพันและความเข้าใจกันมากขึ้น แนวคิดการทำไคเซ็น จึงเป็นเครื่องมืออันทรงพลังในการสร้างทีมที่แข็งแกร่งและมีพลวัต การนำ แนวคิดมาประยุกต์ใช้จะช่วยให้ทีมของคุณพัฒนาอย่างไม่หยุดยั้ง และเป็นส่วนสำคัญของ ระบบแบบญี่ปุ่น ที่เน้นประสิทธิภาพ

4. เนะมะวะชิ (根回し Nemawashi) - ปูทางสู่ฉันทามติ ลดแรงต้านก่อนตัดสินใจ

"เนะมะวะชิ" (Nemawashi) แปลตรงตัวว่า "การพรวนดินรอบรากต้นไม้ก่อนย้ายปลูก" ในบริบทการทำงานของ แนวคิดการทํางานแบบญี่ปุ่น หมายถึง กระบวนการพูดคุยหรือปรึกษาหารืออย่างไม่เป็นทางการกับผู้ที่เกี่ยวข้องหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทีละคนหรือกลุ่มเล็กๆ ก่อนที่จะมีการนำเสนอเรื่องหรือตัดสินใจอย่างเป็นทางการในที่ประชุมใหญ่

เป้าหมายของเนะมะวะชิคือการทำความเข้าใจมุมมอง รับฟังข้อเสนอแนะ ข้อกังวล และพยายามสร้างความเห็นพ้องต้องกันหรืออย่างน้อยก็ลดแรงต้านที่อาจเกิดขึ้น การทำเช่นนี้ช่วยให้การตัดสินใจในที่ประชุมเป็นไปอย่างราบรื่นและรวดเร็วยิ่งขึ้น เพราะประเด็นต่างๆ ได้รับการพูดคุยและปรับจูนกันมาในระดับหนึ่งแล้ว นี่คืออีกหนึ่งคำตอบว่า ญี่ปุ่นทำงานยังไง จึงสามารถตัดสินใจเรื่องสำคัญๆ โดยมีความขัดแย้งน้อย แม้ว่ากระบวนการเนะมะวะชิอาจดูใช้เวลา แต่ผลลัพธ์ที่ได้คือความร่วมมือและการยอมรับในการตัดสินใจ ซึ่งช่วยลดปัญหาดราม่าหลังการประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพ

5. ระบบเซ็มไป-โคไฮ (先輩・後輩 Senpai-Kohai) - การถ่ายทอดความรู้และวัฒนธรรมผ่านพี่สอนน้อง

ระบบเซ็มไป-โคไฮ หรือรุ่นพี่-รุ่นน้อง เป็นลักษณะความสัมพันธ์ทางสังคมที่หยั่งรากลึกในวัฒนธรรมญี่ปุ่นและส่งผลต่อ ระบบแบบญี่ปุ่น ในที่ทำงานอย่างชัดเจน "เซ็มไป" (รุ่นพี่) ไม่ได้หมายถึงแค่คนที่มีอายุงานมากกว่า แต่ยังหมายถึงผู้ที่มีประสบการณ์และความรู้มากกว่า ซึ่งมีหน้าที่ในการดูแล ให้คำแนะนำ และสอนงาน "โคไฮ" (รุ่นน้อง)

ความสัมพันธ์แบบนี้ช่วยสร้างบรรยากาศของการเรียนรู้และการถ่ายทอดประสบการณ์จากรุ่นสู่รุ่น โคไฮจะให้ความเคารพและรับฟังคำแนะนำจากเซ็มไป ในขณะที่เซ็มไปก็คาดหวังที่จะเห็นโคไฮพัฒนาและเติบโต ระบบนี้ช่วยให้พนักงานใหม่ปรับตัวเข้ากับองค์กรและเรียนรู้งานได้อย่างรวดเร็ว ทั้งยังเสริมสร้างความผูกพันและความรู้สึกเป็นทีม การมีพี่เลี้ยงคอยดูแลและให้คำปรึกษาช่วยลดความกังวลและความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นกับพนักงานใหม่ ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของ แนวคิดการทํางานแบบญี่ปุ่น ที่เน้นการเติบโตของบุคลากรและความต่อเนื่องขององค์ความรู้ ญี่ปุ่นทำงานยังไง ให้คนใหม่เก่งเร็ว ก็เพราะมีระบบพี่เลี้ยงที่ดีนี่เอง

6. ชิทสึเกะ (躾 Shitsuke) - วินัยและความรับผิดชอบร่วมกันในการปฏิบัติตามกฎ

"ชิทสึเกะ" (Shitsuke) หมายถึง การมีวินัย การฝึกฝน และการรักษาสิ่งที่ได้ตกลงกันไว้หรือมาตรฐานที่กำหนดขึ้น ในบริบทของ 5ส (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke) ชิทสึเกะคือการทำให้ 4ส แรกกลายเป็นนิสัยและวัฒนธรรมขององค์กร แต่ในความหมายที่กว้างกว่านั้น ชิทสึเกะใน แนวคิดการทํางานแบบญี่ปุ่น คือการที่ทุกคนในทีมมีความรับผิดชอบร่วมกันในการปฏิบัติตามกฎระเบียบ กระบวนการทำงาน และมาตรฐานต่างๆ ที่ได้กำหนดไว้

การมีวินัยในตนเองและการเคารพกฎเกณฑ์ของส่วนรวมเป็นสิ่งสำคัญที่ทำให้ ระบบแบบญี่ปุ่น ดำเนินไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ เมื่อทุกคนปฏิบัติตามแนวทางเดียวกัน ย่อมลดความสับสน ความผิดพลาด และความขัดแย้งที่อาจเกิดจากการทำงานที่ไม่เป็นมาตรฐานเดียวกัน ชิทสึเกะช่วยสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่มีความเป็นระเบียบ คาดการณ์ได้ และทุกคนรู้ว่าตนเองต้องทำอะไร ซึ่งเป็นพื้นฐานสำคัญของทีมเวิร์คที่แข็งแกร่งและไร้ดราม่า การปลูกฝัง แนวคิดการทำไคเซ็น ก็ต้องอาศัยชิทสึเกะในการรักษามาตรฐานใหม่ๆ ที่ปรับปรุงขึ้น

7. ให้ความสำคัญกับเป้าหมายทีมเหนือชัยชนะส่วนบุคคล

อีกหนึ่งแง่มุมที่สะท้อนว่า ญี่ปุ่นทำงานยังไง คือการให้ความสำคัญอย่างยิ่งกับความสำเร็จของทีมหรือกลุ่ม มากกว่าความโดดเด่นของบุคคลใดบุคคลหนึ่ง แนวคิดการทํางานแบบญี่ปุ่น มักจะส่งเสริมให้เกิดการทำงานร่วมกันเพื่อบรรลุเป้าหมายร่วม แม้ว่าการแข่งขันเพื่อพัฒนาตนเองจะมีอยู่ แต่ก็มักจะเป็นไปในทิศทางที่ส่งเสริมทีมโดยรวม

การประเมินผลงานหรือการให้รางวัลก็มักจะคำนึงถึงผลงานของทีมเป็นหลัก สิ่งนี้ช่วยลดการแข่งขันชิงดีชิงเด่นกันภายในทีม และส่งเสริมให้เกิดการช่วยเหลือแบ่งปันความรู้และทรัพยากรเพื่อให้ทีมประสบความสำเร็จ เมื่อทุกคนรู้สึกว่าตนเองเป็นส่วนหนึ่งของความสำเร็จที่ยิ่งใหญ่กว่า ย่อมเกิดความภาคภูมิใจและความผูกพันกับทีมมากขึ้น การลดอีโก้ส่วนตัวและมุ่งเน้นไปที่ประโยชน์ของส่วนรวมเป็นกุญแจสำคัญที่ทำให้ทีมญี่ปุ่นจำนวนมากทำงานร่วมกันได้อย่างมีพลังและปราศจากดราม่าที่ไม่จำเป็น การนำ แนวคิดการทำไคเซ็น มาใช้ก็เพื่อเป้าหมายของทีมเช่นกัน

สร้างทีมที่ใช่ ด้วยแรงบันดาลใจจากญี่ปุ่น

จากที่กล่าวมาทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็น วะ (ความสามัคคี), โฮเรนโซ (การสื่อสาร), แนวคิดการทำไคเซ็น (การปรับปรุงต่อเนื่อง), เนะมะวะชิ (การสร้างฉันทามติ), ระบบเซ็มไป-โคไฮ (พี่สอนน้อง), ชิทสึเกะ (วินัย) และการให้ความสำคัญกับเป้าหมายทีม ล้วนเป็นองค์ประกอบที่ช่วยเสริมสร้างทีมเวิร์คให้แข็งแกร่งและลดโอกาสในการเกิดดราม่าในที่ทำงาน การทำความเข้าใจว่า ญี่ปุ่นทำงานยังไง และนำหลักการเหล่านี้มาปรับใช้อย่างเหมาะสมกับบริบทวัฒนธรรมขององค์กรตนเอง สามารถเป็นแนวทางที่มีคุณค่าในการพัฒนาทีมและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างยั่งยืน

แม้ว่าการเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมองค์กรต้องใช้เวลาและความมุ่งมั่น แต่การเริ่มต้นจากจุดเล็กๆ เช่น การปรับปรุงวิธีการสื่อสาร การส่งเสริมการมีส่วนร่วมในการปรับปรุงงานตาม แนวคิดการทำไคเซ็น หรือการสร้างบรรยากาศที่ให้เกียรติและช่วยเหลือซึ่งกันและกัน ก็สามารถสร้างความแตกต่างที่ยิ่งใหญ่ได้ในระยะยาว แนวคิดการทํางานแบบญี่ปุ่น ไม่ใช่สูตรสำเร็จที่ใช้ได้กับทุกองค์กร แต่เป็นแหล่งแรงบันดาลใจและชุดเครื่องมือที่ทรงพลัง หากนำมาประยุกต์ใช้อย่างเข้าใจและสร้างสรรค์ ก็ย่อมนำไปสู่ทีมเวิร์คที่แข็งแกร่ง มีความสุข และพร้อมที่จะเผชิญกับทุกความท้าทาย
 

แรงบันดาลใจดี ๆ เริ่มต้นจากการ “ได้เห็นและได้สัมผัส”
ถ้าแนวคิดการทำงานแบบญี่ปุ่นทำให้คุณรู้สึกอยากเปลี่ยนแปลงทีม หรืออยากเข้าใจวัฒนธรรมญี่ปุ่นให้ลึกกว่าที่เคย
การได้เดินทางไปเห็นวิถีการใช้ชีวิตจริง ๆ ของคนญี่ปุ่น—จากเมืองเล็กที่เต็มไปด้วยความใส่ใจ ไปจนถึงองค์กรที่ฝังรากวัฒนธรรมแห่งความสามัคคี—อาจเป็นจุดเริ่มต้นของการเรียนรู้ครั้งสำคัญก็ได้

CompaxWorld มีความตั้งใจจัดทริปญี่ปุ่นในแบบที่ “เข้าใจญี่ปุ่น”
ไม่ใช่แค่เที่ยว...แต่ให้คุณได้เห็นเบื้องหลังวัฒนธรรมการทำงาน การใช้ชีวิต และแนวคิดที่เปลี่ยนทีมธรรมดาให้เป็นทีมที่แข็งแกร่ง

"ไม่ต้องรีบเดิน…แค่เดินอย่างเข้าใจ"